個人情報ファイルとは、保有個人情報（※）を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。
令和5年4月1日に施行されました個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）の改正に伴い、地方公共団体の個人情報保護制度の全国的な共通ルールが規定され、組合(執行機関)は、個人情報保護法の規定に基づき、個人情報を運用することとなりました。しかし、個人情報保護法が国会や裁判所を対象としていないこととの整合から、議会はその共通ルールの適用対象から除外されることとなりました。
引き続き、組合(執行機関)と同様に、組合議会も個人情報を適正に管理していく必要があることから、小山広域保健衛生組合議会では、「個人情報保護に関する法律」に準じて「小山広域保健衛生組合議会の個人情報の保護に関する条例」を制定することとし、令和6年3月定例会で可決しました。
なお、条例の実施に関し必要な事項を定めるため、議長において「小山広域保健衛生組合議会の個人情報保護に関する条例施行規程」を定めています。
個人情報ファイル簿
議会では、条例と条例施行規程の規定に基づき、識別される個人の数が、1,000人以上のものについて個人情報ファイル簿を公表することになっていますが、現在該当する個人情報ファイルはありません。