令和5年4月1日に個人情報保護法が改正され、議会が改正法の適用から除外されたことから、議会独自の個人情報保護制度を制定しています。
目的
小山市議会では、職務上必要な個人情報を持っており、議会の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的として、小山市議会の個人情報の保護に関する条例に基づいて適切に取り扱っています。
個人情報の取り扱いのルール
・個人情報を取得するときは、利用目的を明示し、必要の範囲内で行います。
・取得した個人情報は、漏えい、紛失などを防止し、安全に管理します。
・個人情報は、原則として目的以外のことに利用したり、外部に提供したりしません。
個人情報の請求
原則として、個人情報の本人が以下の請求をすることができます。（請求の対象となる個人情報は、原則として請求者本人の個人情報のみとなります）
1．請求の種類
(1)開示請求（情報を開示してほしいとき）
(2)訂正請求（開示した情報に誤りがあり、訂正してほしいとき）
(3)利用停止請求（開示した情報が必要な範囲を超えて保有されていると考えられるとき、または不適正な利用をされていると考えられるとき）
2．請求の手続き
それぞれの請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。（郵送可）
(1)本人が請求する場合
【本人確認書類】
・運転免許証、各種健康保険の被保険者証、マイナンバーカード、在留カードなど（コピー可）
※郵送により請求する場合は、住民票の写し（発行日から30日以内のもの）も添付
(2)法廷代理人が請求する場合
【法廷代理人の本人確認書類】
・運転免許証、各種健康保険の被保険者証、マイナンバーカード、在留カードなど（コピー可）
・戸籍謄本等その他資格を証明する書類（発行日から30日以内のもの）
※郵送により請求する場合は、法廷代理人の住民票の写し（発行日から30日以内のもの）も添付
(3)任意代理人が請求する場合
【任意代理人の本人確認書類】
・運転免許証、各種健康保険の被保険者証、マイナンバーカード、在留カードなど（コピー可）
・委任状等その他資格を証明する書類（発行日から30日以内のもの）
※郵送により請求する場合は、任意代理人の住民票の写し（発行日から30日以内のもの）も添付
その他
・開示等の決定
開示等の決定は原則として30日以内に行われ、通知されます。
・開示請求の費用
開示に係る手数料は無料ですが、写しの作成や送付に要する費用は実費負担となります。
・議長の決定に不服があるとき（審査請求）
行政不服審査法に基づき、議長に対して審査請求をすることができます。審査請求を受けた議長は、「小山市行政不服審査会」に諮問し、審査会は公正公平な視点から審議を行います。