個人情報保護制度の目的
小山市が取り扱う個人情報については、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）が適用されます。
個人情報保護法は、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的としています。
個人情報保護法における個人情報
生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日、住所、顔写真などにより特定の個人を識別できるものをいいます。
個人情報の適正な取扱い
保有の制限
市は、事務・業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、利用目的の範囲内で、個人情報を保有します。
利用及び提供の制限
市は、原則として、利用目的以外に個人情報を利用したり、外部に提供したりしません。
個人情報保護法の対象となる市の機関
個人情報保護法の対象となる市の機関は、次のとおりです。
- 市長部局（上下水道事業を含む。）
- 教育委員会
- 選挙管理委員会
- 監査委員
- 公平委員会
- 農業委員会
- 固定資産評価審査委員会
- 消防長
自己情報開示請求ができる人
市が保有する個人情報について、本人は、市に対して、自己情報開示請求ができます。
また、本人が未成年者である場合の親権者（法定代理人）や、本人の委任による代理人（任意代理人）も、本人に代わって自己情報開示請求ができます。
自己情報開示請求の方法
開示請求書の提出
自己情報開示請求をする方の住所、氏名、開示を請求する個人情報の内容など必要事項を記入した開示請求書を、その個人情報を保有している市の機関（上記4）に提出してください。
本人確認
上記の開示請求書を提出する際、本人確認が必要となります。本人確認に必要な書類は、次のとおりです。
| 開示請求者 | 請求方法 | 請求に必要な書類 | |
|---|---|---|---|
| 1 | 本人 | 窓口請求 | 運転免許証、マイナンバーカード等（以下「本人確認書類」といいます。） |
| 郵送請求 |
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| 2 |
法定代理人 （未成年者の親権者等） |
窓口請求 |
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| 郵送請求 |
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| 3 |
任意代理人 （本人からの委任を受けた者） |
窓口請求 |
|
| 郵送請求 |
|
自己情報開示請求に対する決定
自己情報の開示請求書が提出されたときは、市は、原則として開示請求があった日から30日以内に、請求された情報について開示できるかどうかを決定し、通知します。
個人情報保護法の不開示情報
市が、本人の個人情報を保有している場合、原則として開示されますが、次の情報については開示されません。
- 請求者の生命、健康、生活または財産を害するおそれがある情報
- 請求者以外の個人に関する情報
- 法人等に関する情報または事業を営む個人に関する情報
- 市の内部または市と国等との間における審議、検討または協議に関する情報
- 市の事務または事業に関する情報
開示の費用（実費）
個人情報の開示または一部開示の決定を受けた場合、個人情報の閲覧は無料ですが、写しの交付を希望されるときは、実費負担が必要となります（写し1枚につき10円）。
また、写しの郵送を希望されるときは、併せて郵送料負担が必要です。