令和3年8月より、スマート窓口システムを導入しました
小山市では令和3年8月より、窓口サポートシステムとインターネット手続き案内サービスの2つの機能からなるスマート窓口システムを導入しました。
令和5年1月から小山東出張所にもスマート窓口システムを導入しました。
窓口サポートシステム
お引っ越しなどの住民異動（転入、転居、転出）や世帯変更（世帯合併・分離、世帯主変更、世帯変更）に伴う申請書を、市民課窓口に設置する大型タブレットを利用し、職員と内容を確認しながら作成できるシステムです。
インターネット手続き案内サービス
転入・転居・転出の手続きについては、下記専用サイト「小山市事前申請サービス」で事前入力が可能です。
窓口に来る方や住所変更の日付を入力していただく他、所定の質問にお答えいただくことで住所異動に関連する手続きの担当窓口・持ち物などが確認できます。
また、手続きの確認後に発行されるQRコードを印刷、あるいはご自分のスマートフォン等に送付して窓口でご提示いただくと、事前に入力していただいた内容について入力不要になり、住民異動窓口での申請手続が短縮されます。ぜひご利用ください。
サービス内容
申請書への手書き不要
窓口で大型タブレットを用いて職員とシステム入力していただいた内容を確認し、タブレット上で署名いただくと自動で署名入りの異動届書及び関連手続きの申請書を作成します。
関連手続きとしては、異動に併せた住民票等の取得や児童手当等の手続きが登録されており、システム入力の内容に応じて、申請書に住所や氏名等が印字されます。
手続き案内書の発行
窓口でのシステム入力や質問の回答に応じて、異動に関連する手続き（例：転校手続き、後期高齢者医療制度被保険者の手続き）がある場合、内容・担当課・窓口の場所等を一覧にした案内書が発行されます。
対応窓口
市役所1階 市民課 住民異動窓口（13・14・15・16・17番カウンター）
小山東出張所
※小山東出張所以外の各出張所では対応しておりません
対象手続き
- 転入、転居、転出（事前入力専用サイトによるインターネットでの事前申請が可能です）
- 世帯合併・分離、世帯主変更、世帯変更
事前入力専用サイト（転入・転居・転出）
異動先、異動日等、異動に関する質問にお答えください。入力・回答していただいた内容に応じて手続きの担当窓口・持ち物などが確認できます。
手続きのご案内後にQRコードが発行されますので、印刷、あるいはスマートフォンにQRコードを送付して市民課の住民異動窓口でご提示ください。QRコードを提示いただくことでインターネット手続き案内サービスでの入力・回答内容が窓口サポートシステムへ自動的に入力され、来る後の窓口での申請手続が短縮されます。
下のボタンをクリックすると外部サイトに移動します。
転入・転居・転出手続き 事前入力専用サイト
専用サイトQRコード（スマートフォン等で読み込んでアクセスすることができます。）
ご利用の際の注意事項等
- QRコードを提示いただくことで窓口サポートシステムに連携されます。インターネットからの入力のみでは連携されませんのでご注意ください。
- 戸籍届出と転入・転居・転出手続きをあわせて行う場合は本システムをご利用いただけません。
- 日本語・英語に対応しております。
- 発行されたQRコードを印刷した場合は、メールで送信せずに手続きを終了して問題ありません。（質問が1つ残る形で次へと表示されますが終了して問題ありません。印刷されたQRコードを市民課住民異動窓口へお持ちください。）
- 発行されたQRコードの内容は小山市のスマート窓口システムでのみ読み取れるように暗号化されています。
- 自宅等で事前申請ができない方は、市役所1階の市民課記載台に備え付けのタブレット端末で事前入力専用サイトのご利用が可能です。